Vaste activa registratie onderwijsinstelling
Openbare en particuliere scholen in Australië gebruiken RGIS om hun activaregister te verifiëren en bij te werken. Als contactpersoon had RGIS bij iedere school contact met de Business Manager die verantwoordelijk is voor het onderhoud van de activaregisters.
BEHOEFTE
Openbare en particuliere scholen in Australië gebruiken RGIS om hun activaregister te verifiëren en bij te werken. De Business Manager zal regelmatig onderhoud uitvoeren aan het activaregister, ter ondersteuning doen zij ieder half jaar of ieder jaar een beroep op de services van RGIS voor een volledige registratie van de vaste activa:
- RGIS werkt samen met de individuele Business Managers
- Zowel jaarlijkse als halfjaarlijkse controles
- Elke Business Manager is verantwoordelijk voor elk 1 tot 4 scholen
- Upload van alle gegevens in de door de scholen gevraagde indeling
OPLOSSING
RGIS werkte samen met de Business Managers van de scholen om het volgende te voltooien:
- RGIS leverde teams van 2-10 medewerkers aan elke school en wist het registratieproces binnen 5-6 uur te voltooien
- Elke school had over het algemeen tussen de 500 en 2000 activa
- De rapporten bevatten het itemnummer, de beschrijving, het merk, het model en het serienummer
- RGIS heeft de benodigde gegevens in de scanners geladen en de vaste activa gescand
- Nadat de inventarisatie van de activa uitgevoerd was verifieerde RGIS of de beschrijving, het merk, het model en het serienummer correct waren
- Tot de getelde activa behoorden onder meer airconditioningunits, draadloze toegangspunten, dataprojectoren, laptops, Ipads, tv’s, kopieerapparaten, servers, telefoons, sportuitrusting, speeltoestellen, muziekinstrumenten en apparatuur voor de onderhoud van het terrein
- RGIS leverde vervolgens een “niet gevonden rapport” zodat de school op de hoogte was van de activa die op dat moment niet aanwezig was
RESULTATEN
Door samen te werken met RGIS werden de volgende resultaten bereikt:
- Een volledig en actueel activa register
- Oude activa zijn verwijderd uit de schoolinventaris
- Nieuw gevonden activa die nog niet eerder geregistreerd stonden zijn nu toegevoegd
- Diegene die verantwoordelijk is voor vaste activa is in nu staat het onderhoud uit te voeren vanuit een actueel activaregister
- Inkoop kosten werden bespaard, door het actuele register werden er geen onnodige bestellingen meer gedaan